YÖNETİCİ ASİSTANI KAVRAMI NEDİR?

YÖNETİCİ ASİSTANI KAVRAMI NEDİR?
Ocak 31, 2020 No Comments SMMM admin

Yöneticisi ile işletmenin veya organizasyonun iletişimini ve koordinasyonu yürüten kişidir.

Yönetici asistanının öncelikle İngilizce ve artı olarak diğer dilleri de konuşabilmesi kariyerinin şekillenmesi açısından oldukça etkili rol oynamaktadır.

Yönetici Asistanının da Ne Gibi Özellikler Olması Gerekir? 

İlk önce güler yüzlü ve enerjik olmak yönetici asistanının görev ve sorumlulukları arasında olmasa da iyi bir asistan için en önemli kriterdir. Giyimine özen gösteren, dedikodu yapmayan, personel ile yönetici arasında denge kurabilen, hafızası güçlü, not alan, en az bir yabancı dil bilen, çözüm üretebilen bir asistan tercih edilen bir asistan olacaktır. 

Asistanların kesinlikle ağzı sıkı olması gerekir. Yöneticisinin birçok sırrını bilecekleri için bunları ne şartlarda olursa olsun hiç kimseye anlatmaması gerekir. Yöneticisinin gerek kişisel gerek ticari sırlarını kendisinden söylememesi istenmesine gerek kalmadan saklamalıdır. İyi bir asistan hem empatik hem diplomatik davranmayı bilmelidir. İyi bir asistan ile yöneticisinin başarısı artar. Ona güven verir ve güzel bir organizasyon ile işlerin daha hızlı ve kolay yürümesini sağlar. Bu yazdıklarımız üst düzey yönetici asistanı görevleri arasında yazılı olmayan kurallardır. Yönetici asistanlığı Devlet dairelerini düşünürsek orada ki özel kalem müdürü gibidir. Yöneticilerin hayatlarının, zamanlarının ve ilişkilerinin düzenlenmesinde asistanların rolü tartışmasız olarak çok büyüktür.

Planlama ve organizasyon yeteneği azami düzeyde gelişmiş,

İş takibi ve analiz yeteneği oldukça yüksek,

Protokol ve insan ilişkilerinde başarılı,

Diksiyonu düzgün

Yoğun çalışma temposuna ayak uydurabilen ve sonuç odaklı dinamik çalışabilen

Hızlı okuma ve yazma yapabilen

İletişim becerisi kuvvetli

Seyahat organizasyonu yapabilmek

Yaptırım gücü ve iş organizasyonu

Analitik düşünme becerisi

İleri düzeyde İngilizce bilmek, aynı zamanda yoğunlukla iş yapılan ülkeye, coğrafyaya  göre de birden fazla dil bilmek.

Microsoft Office programlarını etkili bir şekilde kullanmak, İnternet kullanımı üst düzey ve bilinçli bir kullanıcı olmalıdır. Yönetici asistanı özellikle mail yazışmaları konusunda uzman ve kurumsal bir kimlikle yazışma yapmayı bilmelidir.

Peki Yönetici Asistanı Görevleri Nelerdir? 

Özellikle yöneticisinin toplantılarını, randevularını, etkinlik ve organizasyonları düzenleyerek onun daha etkin ve düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamaktır.

Günlük işlerin sorunsuz yapılması için kendisine verilen yetki çerçevesinde yöneticisine gelmeden sorunların çözümünü sağlar. Gelen randevu taleplerini önceden değerlendirerek etkili bir randevu takvimi hazırlayarak yöneticisini bilgilendirir.

 Yönetici asistanı yazışmaları yönetir, gelen aramaları yönlendirir, gelen e-postalara yetkisi dahilinde cevaplandırır.

Telefon rehberini güncel tutar. Numaraları ve kişi kartlarının kaydını bilgisayar ortamında gerçekleştirir.

Microsoft Outlook sistemini etkin kullanarak mail trafiğini yönetir. Yazışmaları koordine eder.

Gelen-giden evrak, e-mail takibinin yapılması, evrakların bilgisayar ortamında ve çıktı olarak dosyalanması,

Ofislerinin genel düzeninin sağlanması da görevlerinden biridir.

Toplantıları önem sırasına göre ayarlamak, duyurusunu yapmak

Misafirlerle ilgilenmek, ağırlama faaliyetlerini takip etmek

Pasaport ve vize işlemleri için organizasyon sağlamak,

Seyahat organizasyonları uçak veya araç kiralama organizasyonlarını da yapar

Kampanya, promosyon vb. işlerin takibini yapmak

“Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları titizlikle saklamak, yetkisiz kişilerin eline geçmesini önlemek veya göstermemek,

Yöneticinin imzalaması gereken evrakları hatırlatmak ve imzalatmak, yazılması gereken yazıları yazmak…

İk Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesi

Yöneticiye bağlı olan personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yöneticisine onaylatmak.

İş güvenliği, personellerin yaşadığı ve karşılaşabileceği olası sorunları vb konularda yöneticiyi vaktinde bilgilendirmek.

Vakti dolmuş eşyaların ve firma içinde ki donanımların değiştirilmesi için yöneticiyi bilgilendirmek.

Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaret saatlerini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak

Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek gönderimini gerçekleştirmek

Gazete, kitap, süreli yayınların teminini sağlamak, iç dağıtımını yapmak-yaptırmak, geri dönmesi gereken yayınları takip etmek

İstenilen raporları, tabloları vb bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak istendiğinde çıktı alarak yöneticisine sunmak

Görev, yetki ve sorumlulukları çerçevesinde amirlerinin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak

Open chat
Whatsapp Mesajı Gönder